Tool-Standortbestimmung

So sind wir vorgegangen

Methode in einem Satz: eure gewichteten Use Cases × aktuelle Branchen-Tools × geprüfte Quellen & Reviews.

Wir haben den Markt der Bürosoftware für Architektur-/Ingenieurbüros 2026 systematisch recherchiert (21 Quellen, faktengeprüft) und jede Lösung an euren selbst priorisierten Anforderungen gemessen — mit besonderem Gewicht auf eurem wichtigsten Kriterium:

① Einfachheit zuerst. „iPhone statt Samsung." Das Tool muss vom ganzen Team ohne Hürde bedienbar sein — sonst wiederholt sich der Bitrix-Effekt.

② Datenhoheit (EU/DE). DSGVO-konform, klar wo die Daten liegen.

③ Bezahlbar für ein kleines Büro (Referenz: ~200 €/Monat heute).

④ Eure Top-Use-Cases abgedeckt: Projekt-Überblick + Feed, Zeiterfassung, HOAI/Rechnung, Urlaub/Krank …

Die Landkarte: Einfachheit × Abdeckung

Oben rechts = der „Sweet Spot": einfach und stark im Büro-Verwaltungs-Kern. Bubble-Farbe = Datenhoheit. Bitrix24 zum Vergleich (warum es nicht passte). Wichtig: gemessen wird hier nur der Kern — Daniels SiGeKo-/KI-/Wissens-Themen (~½ seines Bedarfs) liegen für ALLE Tools „oberhalb der Karte" (Reality-Check unten).

Datenhoheit EU/DE stark eher Groß-Büro / Datenhoheit prüfen aktuelles System

ℹ️ Beide Achsen vergleichen die Tools auf ihrem Heimspielfeld (Büro-Verwaltung × Einfachheit). Sie sagen nichts über die ~50 % Lücken (SiGeKo, Normen, KI, Kommunikation), die kein Tool löst — die liegen für jeden Punkt hier gleich weit „oberhalb der Karte" und sind FlowPhase-Territorium. Der Quadrant entscheidet also nur, welches Tool den Kern am besten + einfachsten liefert — nicht, wer Daniels Gesamt-Bedarf deckt.

Die Bewertungs-Matrix

● stark · ◐ teilweise · ○ schwach/keine. Abdeckung gewichtet — Einfachheit zählt überdurchschnittlich.

Tool	Projekt- Überblick + Feed	Zeit- erfassung	HOAI / Rechnung / X-Rechnung	Urlaub / Krank	Doku / Bautagebuch	Einfach- heit	EU / Datenhoheit	Preis (4 Pers./Mon)	Kunden- stimmen	Abdeckung*
Phase0	◐	●	●	◐	●	●	◐	~500 €	4,7★ (108)	~80 %
plansync ⭐	◐	●	●	◐	◐	●	●	~150 €	noch wenige	~75 %
untermStrich	●	●	●	◐	◐	◐	◐	136–236 €	3.000+ Büros	~75 %
PROJEKT PRO	●	●	●	◐	●	◐	◐	auf Anfrage	etabliert	~72 %
Clockodo	○	●	○	◐	○	●	●	~36 €	4,6 (760)	~30 %
Kobold Control	◐	●	◐	●	○	◐	◐	ab 2.400 €	—	~45 %

💰 Budget-Referenz: heute ~200 €/Monat (Bitrix24). Preise = realer 4-Personen-Monatspreis im jeweils nötigen Funktionsumfang (Anbieterstand Juni 2026, netto). Im Budget: plansync 150 € (Team-Paket, bis 5 Nutzer inkl.) · untermStrich Starter ~136 €. Knapp darüber: untermStrich Plus (volle HOAI) ~236 €. Deutlich darüber: Phase0 im vollen Umfang = Büro-Bundle ~500 €/Mon (jährl.; die „80 €" gelten nur für EIN Modul/Nutzer!) · Kobold ab 2.400 €. Clockodo ~36 € = nur Zeiterfassung. PROJEKT PRO auf Anfrage (BMSP-Richtwert 20–30 €/Platz → grob 80–120 €).

* Abdeckung des Büro-Verwaltungs-Kerns (die Use Cases, die ein Bürotool leisten soll) — gewichtet, Einfachheit überdurchschnittlich. NICHT Daniels Gesamt-Bedarf (→ Reality-Check unten). Werte aus geprüften Quellen; vor der finalen Wahl per Live-Demo gegenchecken.

🎯 Reality-Check — was löst das Tool von Daniels GESAMT-Bedarf? Alle 36 Use Cases nach Daniels Priorität gewichtet (Gesamt-Gewicht 102) und verteilt: das Tool allein deckt nur ~35–45 % (plansync ~34 % · Phase0 ~41 % · untermStrich ~45 %) = die Büro-Verwaltung oben · Daniels Spezialtools (RIB iTwo/MS Project/ArchiCAD) ~10 % · die restlichen rund 50 % sind Lücken, die KEIN Tool löst — nur per Automation/KI (= FlowPhase, Lücken-Matrix unten). → Die Tool-Wahl entscheidet keine 45 % seiner Welt. Konsequenz: Da alle Kandidaten ähnlich „nur den Kern" liefern, zählen Einfachheit + Datenhoheit + Preis stärker als ein paar Prozentpunkte Kern-Abdeckung — das stützt plansync als Default.

Die Tools im Steckbrief

Phase0 Einfachheit + KI · Premium-Preis ★ 4,7 / 5 · 108 Bewertungen (Trustpilot)

Cloud-Bürosoftware für kleine Architektur-/Ingenieurbüros (1–10) · Einzelmodule je 80 €/Nutzer/Mon (jährl.); voller Umfang für 4 Pers. = Büro-Bundle ~500 €/Mon (jährl.) bzw. 630 € (monatl.) · browserbasiert, läuft nativ auf Mac · 700+ Büros

Stärken: „Sofort produktiv, keine Schulung nötig" · HOAI + AVA + Zeit + E-/X-Rechnung in einem · KI-Bautagebuch per WhatsApp (Foto/Sprache → fertige Doku — am Markt einzigartig) · niedrigste Einstiegshürde, 14-Tage-Test.

Schwächen: DSGVO-Transparenz schwach (Serverstandort/LLM nicht öffentlich, Tracking) → für euren Datenhoheits-Anspruch genau prüfen · keine offene API/BIM-Schnittstelle (erschwert spätere Anbindungen) · im vollen Umfang das teuerste Tool hier (~500 €/Mon für 4 = ~2,5× euer heutiges Budget) — die „80 €" gelten nur pro Einzelmodul/Nutzer.

💶 Phase0 nach Umfang (4 Pers., jährl.):
A · Kern (1 Modul Honorare/Controlling+Zeit) = ~320 € — HOAI, X-Rechnung, Zeit, Projekt-Feed, aber OHNE KI-Bautagebuch (das sitzt im Bauleitungs-Modul).
B · Kleines-Team-Bundle (alle Module, nur 3 Vollnutzer; 4. nur Zeit +15 €) = ~350 € — inkl. KI-Bautagebuch.
C · Büro-Bundle (alle Module, bis 5) = ~500 €.
Falle: die günstigste Variante A (320 €) wirft genau Phase0s Alleinstellung (KI-Bautagebuch) raus → dann ist plansync (150 € + Datenhoheit) klar besser. 2 Module à la carte (640 €) > Voll-Bundle (500 €). Einziger echter Spar-Hebel = mit 3 Vollnutzern starten (~350 €). Modul-Inhalte in der Demo bestätigen.

plansync ★ Beste Gesamt-Balance (Budget + Datenhoheit) noch wenige öffentliche Reviews (jung)

In Deutschland entwickelt & gehostet (DSGVO, ISO-27001, Server Frankfurt) · Team-Preis 150 €/Mon (bis 5 Nutzer inkl.; +30 € je weiterem), jährl., zzgl. MwSt. · monatlich kündbar

Stärken: intuitiv, sofort einsatzbereit · HOAI-Honorar komplett (anrechenbare Kosten DIN 276, Leistungsphasen, Abschlags-/Schluss-/Nachtrag) · XRechnung + ZUGFeRD · Echtzeit-Projektcontrolling (Wirtschaftlichkeit pro Phase) · klarster Datenhoheits-Nachweis · transparenter Preis.

Schwächen: jüngeres Produkt → wenig öffentliche Kundenstimmen · Stärke liegt im Abrechnen/Controlling, weniger im „lockeren Projekt-Feed".

untermStrich eure Referenz 3.000+ Planungsbüros

Webbasiertes Büromanagement + Controlling · Zielgruppe 10–100 Mitarbeiter · transparente Lizenzpreise: Starter 19 €/Lizenz + 60 € Grundgebühr · Plus 29 € + 120 € · Premium 39 € → 4 Pers. ≈ 136 €/Mon (Starter) bzw. 236 €/Mon (Plus, volle HOAI-Abrechnung)

Stärken: sehr umfassend (Projekt, Termine, Controlling, CRM) · HOAI-konform, lückenlose Team-Zeiterfassung, native Urlaubsverwaltung schon im Starter · transparente, moderate Preise · großer, etablierter Anbieter (3.000+ Büros).

Schwächen: auf größere Büros ausgelegt → Einfachheit für ein 4-Personen-Team in der Demo prüfen · volle HOAI-Abrechnung erst im Plus-Paket (~236 €, oberes Budget-Ende).

PROJEKT PRO 30+ Jahre, etabliert

Umfassende Büro-/Controlling-Software · Windows + iOS · Zielgruppe 10–50 Mitarbeiter · Preis auf Anfrage (BMSP-Richtwert 20–30 €/Platz/Mon → grob 80–120 € für 4)

Stärken: sehr funktionsreich (Angebot→Rechnung, Aufgaben, Bautagebuch, AVA) · digitale Stempeluhr + Mobile-App, Zeit direkt HOAI-Leistungsphasen zugeordnet.

Schwächen: Funktionsfülle = mehr Einarbeitung · eher mittlere/große Büros · Preis intransparent.

Clockodo Spezialist Zeit ★ 4,6 (OMR, 760) · 4,3 (Trustpilot)

Reine Zeiterfassung · DE-gehostet (ISO-27001) · Pro-Tarif 9 €/Nutzer/Mon → ~36 € für 4 (Basic 4 €, Enterprise 12 €; jährl. −5 %)

Stärken: „kinderleichte, übersichtliche Zeiterfassung", Top-Support · rollenbasiert (MA sehen nur eigene Zeiten — passt zu „nur Chef sieht") · projektbezogen · stärkste Review-Basis.

Schwächen: kein Projekt-/Büro-Tool (deckt nur Zeit) · Kritik: Klickaufwand, Mobile-App ausbaufähig. → als Ergänzung, nicht als Kern.

Lücken-Matrix — verifiziert gegen alle 3 Tools

Jede Lücke aus Daniels Checkliste gegen plansync, Phase0 & untermStrich geprüft (offizielle Funktionsseiten + unabhängige Reviews, Juni 2026, via 3 Recherche-Agents). ○=nicht abgedeckt · ◐=nur teils (Roh-Erfassung/Nebeneffekt, nicht die gewünschte Ausgabe) · ●=voll. Spalte ★ = Daniels eigene Priorität (aus seiner Eingabe).

Lücke (Use Case)	★	plansync	Phase0	untermStrich	FlowPhase
Kalender Google+Outlook zusammenführen (#32)	5	○	○	◐¹	●
Anruf-/Kontakt-Notiz → Kollege + Feed (#3)	4	○	○	○	●
Urlaub/Krank — Chef-Dashboard %/Torte (#27)	4	◐	○	◐²	●
Stundennachweis im Rechnungs-Layout (#26)	4	◐	◐	●	●
Normen/Baurecht nachschlagen (#8)	3	○	○	○	●
Normen-/Formular-Änderungs-Radar (#9)	3	○	○	○	●
Bauantrag-Vollständigkeitscheck (#10)	3	○	○	○	●
Begehungs-/Mängelprotokoll Foto+Sprache (#14)	3	○	◐	○	●
Fachberichte/Konzepte Foto+Sprache (#15)	3	○	○	○	●
SiGe-Plan/Vorankündigung/Baustellenordnung (#17)	3	○	○	○	●
SiGeKo-Berichte (#18)	3	○	○	○	●
Bauherren-Reporting kundenfertig (#19)	3	○	◐	○	●
Besprechungs-Protokoll (KI) (#30)	3	○	○	○	●
Wissenssicherung / Onboarding (#35)	3	○	○	◐	●
E-Mail-/Posteingang sortieren (#29)	2	○	○	○	●
Dokumenten-/Wissenssuche KI (#34)	2	○	○	◐³	●
Sprachassistent unterwegs (#36)	2	○	○	○	●
Ausschreibungs-/Vergabe-Radar (#4)	1	○	○	○	●
Bewerbungsunterlagen (#5)	1	○	○	○	●
Referenz-/Projektdatenbank (#7)	1	◐	○	◐	●
Termin-Briefing (#31)	1	○	○	○	●

¹ nur CalDAV-Sync, kein echter Multi-Kalender-Merge · ² Abwesenheits-Grafik, aber kein %/Tortendiagramm-Dashboard · ³ Volltextsuche, aber keyword-/index-basiert, nicht KI-semantisch. Bilanz: plansync 0 voll/3 teils · Phase0 0 voll/3 teils · untermStrich 1 voll (Stundennachweis)/5 teils. → Außer Stundennachweis (untermStrich) deckt KEIN Tool eine einzige Lücke voll ab.

Bewusst NICHT als Lücke (durch Daniels Tool-Landschaft abgedeckt): RIB iTwo → LV-Vorentwurf #12, Angebotsprüfung/Preisspiegel #13, Nachtrags-/VOB-Prüfung #20 · MS Project → Soll-Ist-Terminplan #21 · ArchiCAD → Visualisierungen #11 · neuer Bürotool-Kern → #1 Projekt-Tool, #2 Aufgaben, #6 Fristen, #16 Bautagebuch, #22 HOAI, #23 X-Rechnung, #24 Rechnungseingang, #25 Zeit, #28 Verträge/Angebote, #33 CRM. Optionale KI-Boni (kein Gap): Soll-Ist-Frühwarnung · KI-Vertragsgenerator.

💡 Strategisch: Der Verwaltungs-Kern ist Commodity (jedes Tool kann ihn). Die KI-Wissens- + SiGeKo-Schicht (★3-Cluster) ist FlowPhases Burggraben — über 3 Tools belegt, dass sie keiner liefert (auch nicht in der Roadmap). = stärkster Hebel für Szenario D/E + Michaels Session (POC vorhanden). Stundennachweis-Nuance: bei untermStrich nativ gelöst; bei plansync/Phase0 ergänzen wir nur das Layout. Delivery: NICHT alle ~20 Lücken auf einmal — Quick-Wins zuerst (hohe Prio × niedrige Komplexität, z.B. Urlaub/Krank-POC, Kalender-Merge) für den Magic-Moment; jeder UC vorab einzeln nach Machbarkeit/Aufwand scopen (= keine Fixpreis-Zusage, sondern Möglichkeits-Landkarte).

Onboarding & Umstieg von Bitrix

Der Wechsel kostet einmalig Aufwand (Daten übernehmen + Team mitnehmen) — wie gut ein Tool dabei hilft, ist ein echtes Auswahlkriterium und senkt Daniels größten Schmerz (Adoption).

plansync — persönliches Onboarding inklusive (richtet Stammdaten + erste Projekte gemeinsam ein), monatlich kündbar (kein Lock-in) → niedrigste Umstiegshürde.
Phase0 — persönlicher Onboarding-Call inklusive + 14-Tage-Test ohne Kreditkarte → leicht antestbar.
untermStrich — strukturierte Schulungen + Webinare, persönliche Demo „auf eure Bürosituation zugeschnitten" → viel Begleitung, aber größeres System = mehr einzurichten.
PROJEKT PRO beratungsgeführte Einführung · Clockodo self-serve, kaum Onboarding nötig · Kobold Einführung klassisch über den Anbieter.

⚠️ Offen je Tool: ein konkreter Bitrix-Daten-Import (Kontakte/Projekte/Zeiten) wird nirgends beworben → in der Demo erfragen. Realistisch: Stammdaten kommen über das Onboarding rein, Historisches teils manuell/CSV. Bitrix bleibt Sicherheitsnetz bis zum sauberen Cutover — kein Hauruck-Umstieg.

Unsere Empfehlung

Engere Wahl bleibt Phase0 + plansync — aber gewichtet nach euren eigenen Kriterien (Einfachheit #1, Datenhoheit = K.O., Budget ~200 €) verschiebt sich die Empfehlung klar:

plansync = beste Gesamt-Balance → unser Default, Demo zuerst. Im Budget (150 €/Mon Team-Preis, bis 5 Nutzer), Datenhoheit eindeutig erfüllt (DE/ISO-27001/Frankfurt), volle HOAI/X-Rechnung, intuitiv. Schwächen: jünger, wenig öffentliche Reviews, weniger „Feed-Charme" → genau das in der Demo auf Einfachheit + Projekt-Feed abklopfen.
Phase0 = die Premium-/Wow-Option. Stärkste bewiesene Einfachheit (4,7★/108) + einzigartiges KI-Bautagebuch (WhatsApp) — aber ~500 €/Mon (2,5× Budget) und Datenhoheit unklar. Lohnt sich, wenn euch maximale Einfachheit + die KI den Aufpreis wert sind. Günstiger geht nur über die Hauptnutzer-Zahl (Kleines-Team-Bundle ~350 € mit 3 Vollnutzern, inkl. KI-Bautagebuch) — das reine 320-€-Set wirft das KI-Bautagebuch raus und macht Phase0 ggü. plansync sinnlos (siehe Modul-Staffel oben).

Warum die Verschiebung: Von euren drei harten Kriterien erfüllt plansync zwei klar (Datenhoheit + Budget); Phase0 reißt beide — und der Einfachheits-Vorsprung ist eher „bewiesen vs. jung" als ein echter Funktions-Unterschied.

Clockodo als möglicher Zeit-Baustein, falls das Kern-Tool dort schwächelt. untermStrich (eure Referenz) bleibt valide — aber bewusst gegen die zwei am Einfachheits- und Preis-Maßstab testen, damit ihr nicht wieder ein „Groß-Büro-Tool" einführt.

Nächster Schritt: je eine kurze Live-Demo — plansync zuerst (Default), Phase0 als Wow-Vergleich — entlang eurer Top-5-Use-Cases und der zwei Pflichtfragen: (1) „Bedient das mein ganzes Team in 10 Minuten?" und (2) „Wie holt ihr unsere Daten aus Bitrix rüber + wie läuft das Onboarding?" Die verbleibenden Lücken ergänzen wir danach gezielt.

Methodik & Quellen

Transparenz: worauf diese Einschätzung beruht.

Recherche über 5 thematische Suchwinkel, 21 Quellen, Faktenprüfung im Mehr-Stimmen-Verfahren. Reviews: Trustpilot, OMR Reviews, Capterra. Funktions-/Preisangaben überwiegend von Anbieter-Preisseiten (Preisstand Juni 2026, netto, für 4 Nutzer hochgerechnet) — Preise von PROJEKT PRO & Kobold nur auf Anfrage, daher als Richtwert/Hinweis. Die Lücken-Matrix wurde zusätzlich Tool für Tool verifiziert (plansync, Phase0, untermStrich — je eigene Recherche über Anbieter-Funktionsseiten + Reviews, Juni 2026); Prioritäten direkt aus Daniels Checklisten-Eingabe. Diese Standortbestimmung ersetzt keine Live-Demo; sie engt die Wahl fundiert ein und macht die Trade-offs sichtbar.

Quellen u.a.: projektpro.com · plansync.de · phase0.com · software-hoai.de · untermstrich.com · clockodo.com · dabonline.de · softwareabc24.de · OMR Reviews · Trustpilot · Capterra.de