Tool-Standortbestimmung

So sind wir vorgegangen

Methode in einem Satz: eure gewichteten Use Cases × aktuelle Branchen-Tools × geprüfte Quellen & Reviews.

Wir haben den Markt der Bürosoftware für Architektur-/Ingenieurbüros 2026 systematisch recherchiert (21 Quellen, faktengeprüft) und jede Lösung an euren selbst priorisierten Anforderungen gemessen — mit besonderem Gewicht auf eurem wichtigsten Kriterium:

① Einfachheit zuerst. „iPhone statt Samsung." Das Tool muss vom ganzen Team ohne Hürde bedienbar sein — sonst wiederholt sich der Bitrix-Effekt.

② Datenhoheit (EU/DE). DSGVO-konform, klar wo die Daten liegen.

③ Bezahlbar für ein kleines Büro (Referenz: ~200 €/Monat heute).

④ Eure Top-Use-Cases abgedeckt: Projekt-Überblick + Feed, Zeiterfassung, HOAI/Rechnung, Urlaub/Krank …

Die Landkarte: Einfachheit × Abdeckung

Oben rechts = der „Sweet Spot": einfach und deckt eure Prioritäten ab. Bubble-Farbe = Datenhoheit. Bitrix24 zum Vergleich (warum es nicht passte).

Datenhoheit EU/DE stark eher Groß-Büro / Datenhoheit prüfen aktuelles System

Die Bewertungs-Matrix

● stark · ◐ teilweise · ○ schwach/keine. Abdeckung gewichtet — Einfachheit zählt überdurchschnittlich.

Tool	Projekt- Überblick + Feed	Zeit- erfassung	HOAI / Rechnung / X-Rechnung	Urlaub / Krank	Doku / Bautagebuch	Einfach- heit	EU / Datenhoheit	Preis (klein)	Kunden- stimmen	Abdeckung*
Phase0 ⭐	◐	●	●	◐	●	●	◐	●	4,7★ (108)	~80 %
plansync ⭐	◐	●	●	◐	◐	●	●	●	noch wenige	~75 %
untermStrich	●	●	●	◐	◐	◐	◐	◐	3.000+ Büros	~72 %
PROJEKT PRO	●	●	●	◐	●	◐	◐	◐	etabliert	~72 %
Clockodo	○	●	○	◐	○	●	●	●	4,6 (760)	~30 %
Kobold Control	◐	●	◐	●	○	◐	◐	◐	—	~45 %

* Geschätzte Abdeckung eurer priorisierten Use Cases, mit Übergewicht auf Einfachheit. Werte aus geprüften Quellen + Experteneinschätzung — vor der finalen Wahl mit einer Live-Demo gegenchecken. Spezialist HOAI-Pro (Weise Software) deckt nur HOAI-Abrechnung ab (kein Büro-Tool) und kommt als reines Rechnungs-Modul in Frage.

Die Tools im Steckbrief

Phase0 Top-Fit Einfachheit + KI ★ 4,7 / 5 · 108 Bewertungen (Trustpilot)

Cloud-Bürosoftware für kleine Architektur-/Ingenieurbüros (1–10) · ab ~80 €/Monat · browserbasiert, läuft nativ auf Mac · 700+ Büros

Stärken: „Sofort produktiv, keine Schulung nötig" · HOAI + AVA + Zeit + E-/X-Rechnung in einem · KI-Bautagebuch per WhatsApp (Foto/Sprache → fertige Doku — am Markt einzigartig) · niedrigste Einstiegshürde, 14-Tage-Test.

Schwächen: DSGVO-Transparenz schwach (Serverstandort/LLM nicht öffentlich, Tracking) → für euren Datenhoheits-Anspruch genau prüfen · keine offene API/BIM-Schnittstelle (erschwert spätere Anbindungen).

plansync Top-Fit Datensouveränität noch wenige öffentliche Reviews (jung)

In Deutschland entwickelt & gehostet (DSGVO, ISO-27001, Server Frankfurt) · ~30 €/Nutzer/Monat (4 Pers. ≈ 120 €) · monatlich kündbar

Stärken: intuitiv, sofort einsatzbereit · HOAI-Honorar komplett (anrechenbare Kosten DIN 276, Leistungsphasen, Abschlags-/Schluss-/Nachtrag) · XRechnung + ZUGFeRD · Echtzeit-Projektcontrolling (Wirtschaftlichkeit pro Phase) · klarster Datenhoheits-Nachweis · transparenter Preis.

Schwächen: jüngeres Produkt → wenig öffentliche Kundenstimmen · Stärke liegt im Abrechnen/Controlling, weniger im „lockeren Projekt-Feed".

untermStrich eure Referenz 3.000+ Planungsbüros

Webbasiertes Büromanagement + Controlling · Zielgruppe 10–100 Mitarbeiter · Preis auf Anfrage (lizenzbasiert)

Stärken: sehr umfassend (Projekt, Termine, Controlling, CRM, Kommunikation) · HOAI-konform, lückenlose Team-Zeiterfassung · großer, etablierter Anbieter.

Schwächen: auf größere Büros ausgelegt → für 4 Personen evtl. überdimensioniert (Komplexitäts-/Bitrix-Risiko) · Preis intransparent, tendenziell höher.

PROJEKT PRO 30+ Jahre, etabliert

Umfassende Büro-/Controlling-Software · Windows + iOS · Zielgruppe 10–50 Mitarbeiter · Preis auf Anfrage

Stärken: sehr funktionsreich (Angebot→Rechnung, Aufgaben, Bautagebuch, AVA) · digitale Stempeluhr + Mobile-App, Zeit direkt HOAI-Leistungsphasen zugeordnet.

Schwächen: Funktionsfülle = mehr Einarbeitung · eher mittlere/große Büros · Preis intransparent.

Clockodo Spezialist Zeit ★ 4,6 (OMR, 760) · 4,3 (Trustpilot)

Reine Zeiterfassung · DE-gehostet (ISO-27001) · günstig pro Nutzer

Stärken: „kinderleichte, übersichtliche Zeiterfassung", Top-Support · rollenbasiert (MA sehen nur eigene Zeiten — passt zu „nur Chef sieht") · projektbezogen · stärkste Review-Basis.

Schwächen: kein Projekt-/Büro-Tool (deckt nur Zeit) · Kritik: Klickaufwand, Mobile-App ausbaufähig. → als Ergänzung, nicht als Kern.

Wo KEIN Tool stark ist — eure Lücken

Genau hier entsteht euer Mehrwert: was die Standard-Tools nicht liefern, lässt sich gezielt per schlanker Automation ergänzen.

Kalender Google + Outlook zusammenführen (★5): kein Branchen-Tool merged externe Kalender — eigene kleine Lösung.
Anruf-/Kontakt-Notiz → Hinweis beim richtigen Kollegen + Projekt-Feed: in euren Worten das #1-Thema — leichtgewichtig ergänzbar.
Urlaub/Krank in eurer Optik: übersichtlich, mit %-Angaben + Tortendiagramm, nur für den Chef — als kleine Auswertung über die Tool-Daten.
Stundennachweis im Layout eures Rechnungsformulars / X-Rechnung aus vorhandenen Daten — falls das Kern-Tool das nicht 1:1 trifft.

💡 Gut zu wissen: Phase0 deckt mit dem KI-Bautagebuch (Foto/Sprache → Bericht) eine dieser „Lücken" schon nativ ab — ein Pluspunkt für die engere Wahl.

Unsere Empfehlung

Engere Wahl: Phase0 und plansync — beide testen. Sie treffen euer Profil (klein, einfach, bezahlbar) am besten, mit einem klaren Trade-off:

Phase0 = beste Einfachheit + KI (inkl. WhatsApp-Bautagebuch), top bewertet — aber Datenhoheit kritisch hinterfragen (Serverstandort, Verarbeitung) und die fehlende API bedenken.
plansync = klarste Datensouveränität (DE/ISO-27001/Frankfurt) + transparenter Preis + volle HOAI/X-Rechnung — etwas weniger „Feed-Charme", jünger.

Clockodo als möglicher Zeit-Baustein, falls das Kern-Tool dort schwächelt. untermStrich (eure Referenz) bleibt valide — aber bewusst gegen die zwei am Einfachheits- und Preis-Maßstab testen, damit ihr nicht wieder ein „Groß-Büro-Tool" einführt.

Nächster Schritt: je eine kurze Live-Demo von Phase0 + plansync — entlang eurer Top-5-Use-Cases und der einen Frage: „Bedient das mein ganzes Team in 10 Minuten?" Die verbleibenden Lücken ergänzen wir danach gezielt.

Methodik & Quellen

Transparenz: worauf diese Einschätzung beruht.

Recherche über 5 thematische Suchwinkel, 21 Quellen, Faktenprüfung im Mehr-Stimmen-Verfahren. Reviews: Trustpilot, OMR Reviews, Capterra. Funktions-/Preisangaben überwiegend von Anbieter-Seiten (Stand 2026) — Preise von untermStrich & PROJEKT PRO nur auf Anfrage, daher als Spanne/Hinweis. Diese Standortbestimmung ersetzt keine Live-Demo; sie engt die Wahl fundiert ein und macht die Trade-offs sichtbar.

Quellen u.a.: projektpro.com · plansync.de · phase0.com · software-hoai.de · untermstrich.com · clockodo.com · dabonline.de · softwareabc24.de · OMR Reviews · Trustpilot · Capterra.de